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Fluktuation, Fluktuationskosten: Heimliche Gewinnvernichtung

Brisante Ergebnisse aus zwei Fluktuationskostenstudien

Fluktuation, Fluktuationskosten: Heimliche Gewinnvernichtung

Fluktuation, Fluktuationskosten: Gewinnvernichtung

Fluktuationskosten sind in Jahresabschlüssen und betriebswirtschaftlichen Auswertungen nicht erkennbar. Insbesondere die indirekten Kosten der Fluktuation tauchen entweder gar nicht auf oder verstecken sich in anderen Kostenpositionen.

Grund genug für das Kompetenz Center Mitarbeiterbindung, erneut eine empirische Analyse der Fluktuationskosten in Angriff zu nehmen.

Bereits 2013 war eine Studie der durch Fluktuation entstehenden Kosten in rund 100 Unternehmen durchgeführt worden. Die Ergebnisse der Fluktuationskostenstudie 2016 überraschten selbst die Experten aus Personal und Controlling.

Wie hoch sind die Fluktuationskosten durchschnittlich? Was hat sich in den drei Jahren verändert?

Wie hoch sind unsere Fluktuationskosten?

Der Anlass für die erste Fluktuationskostenstudie war das Buch, an dem der Gründer des Kompetenz Centers Mitarbeiterbindung damals arbeitete. Gunther Wolf wollte die fluktuationsbedingten Kosten für die Erstauflage seines Werks „Mitarbeiterbindung – Strategie und Umsetzung im Unternehmen“ ganz genau wissen. Das Buch erschien 2013 und sollte später mit dem Deutschen Managementbuchpreis ausgezeichnet werden.

So datiert die in das Buch eingeflossene Erhebung der durchschnittlichen Fluktuationskosten von Anfang 2013. Dem Autor war bewusst, dass das Fachpublikum hohe Erwartungen an die für 2016 geplante, enorm erweiterte und aktualisierte zweite Auflage des Werks stellte (» Ansehen). So initiierte er eine erneute „Studie der Kosten mangelnder Mitarbeiterbindung“.

Wie hoch sind unsere Fluktuationskosten?

Beide Fluktuationskostenstudien basieren auf einer Befragung von Personalleitern bzw. Personalcontrollern. Die Beteiligung war in beiden Erhebungsjahren recht gut: Von 300 zufällig ausgewählte Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitern kamen 112 Fragebögen (2013: 106) zurück. Weitgehend unverändert blieb auch der Anteil der Unternehmen, die auf die Frage „Wie hoch liegen die Kosten der Fluktuation in Ihrem Hause?“ keine Antwort geben konnten. Während 2013 noch 95,8 Prozent mit den Schultern zuckten, waren es 2016 schon 97,3 Prozent.

Eine möglicherweise zu vernachlässigende Differenz. Doch auch die verbleibenden 2,7 Prozent (2013: 4,2) konnten ihre Fluktuationskosten nur sehr, sehr grob schätzen. Das wiederum ist bedeutsam. In keiner einzigen Firma werden Fluktuationskosten systematisch und kontinuierlich ermittelt. Es scheint noch immer nicht in den Leitungsebenen, Controlling- und HR-Abteilungen angekommen zu sein, auf welches Ausmaß die Fluktuationskosten still und heimlich angewachsen sind. Und dass dies Kostenpositionen sind, die unbedingt gemessen und gemanagt werden sollten.

Kein Fluktuationskosten-Controlling

Die meisten Betriebe kennen zwar ihre Fluktuationsquoten, oftmals sogar für einzelne Bereiche. Manche unterscheiden sogar nach gewollter und ungewollter Fluktuation. Doch welche Aufmerksamkeit, Aussagekraft und Handlungsrelevanz besitzen derartige Kennziffern für die Entscheider in den Unternehmensleitungen, wenn es an Angaben in Euro und Cent mangelt?

Bedienen Sie sich.

Die bei der Fluktuationskostenstudie eingesetzten Tools zur Ermittlung der Fluktuationskosten stellen wir Ihnen gern zur Verfügung, falls Sie die Kosten einmal in Ihrem Betrieb erheben möchten. Es stehen zwei Versionen bereit: als (druckbares) PDF und als Excel-Tool. Bitte nehmen Sie Kontakt zu uns auf.

Bei der Fluktuationskostenstudie 2013 wurden die Teilnehmer gebeten, Unter- und Obergrenzen für die einzeln aufgeführten Fluktuationskostenarten anzugeben. Ausgewertet wurden nur die Untergrenzen. In der Studie 2016 wurde das Verfahren verfeinert: Die Teilnehmer teilten für jeden Fluktuationsfall einzeln die realen Kosten in den Fluktuationskostenarten mit. Um die Vergleichbarkeit zu sichern, wurden daraus die Mindestkosten pro Unternehmen ermittelt und hieraus ein Durchschnittswert berechnet.

Nach oben keine Grenze

Grund für diese Fokussierung auf die mindestens anfallenden Kosten der Fluktuation ist, dass die Obergrenzen enorme Unterschiede aufweisen – in Abhängigkeit von der Stelle, die der ausscheidende Mitarbeiter bekleidet hatte. So ist es in manchen Positionen beispielsweise gar nicht möglich, Kunden mitzunehmen und hierdurch das Unternehmen kostenmäßig zu belasten. Diese unter 7. Opportunitätskosten ermittelten Kosten bilden den größten Fluktuationskostenblock.

Insoweit sind die ermittelten Kosten in beiden Befragungen als „durchschnittliche, mindestens anfallende Kosten pro Fluktuationsfall“ zu verstehen. Bitte entnehmen Sie die Beträge der folgenden Tabelle. Erläuterungen zu der jeweiligen Fluktuationskostenart finden Sie direkt darunter.

Fluktuationskosten-Studie 2016

1. Direkte Austrittskosten: Ø 2.145 Euro pro Fluktuationsfall (2013: 2.037 Euro)

Zu den direkten Kosten des Austritts gehören beispielsweise die Entgeltfortzahlung bei Freistellung, Kosten durch Krankmeldung, nachvertragliche Karenzentschädigungen, Anwalts- und Gerichtskosten bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen, Abfindung und Sonderkosten.

2. Indirekte Austrittskosten: 2.122 Ø Euro pro Fluktuationsfall (2013: 1.983 Euro)

Die indirekten Austrittskosten werden über den zeitlichen Aufwand der Beteiligten und deren Personalkosten ermittelt. Erfordert die jeweilige Aufgabe 1,5 Std. Dauer und liegen 50 Euro Personalkosten pro Stunde des Bearbeiters zugrunde, ergibt sich ein Wertansatz für die Fluktuationskosten in Höhe von 75 Euro.

Zu den indirekten Austrittskosten zählen etwa Abstimmungsgespräche zwischen HR und dem Vorgesetzten, Austrittsgespräche, Information der Kollegen / Kunden / Lieferanten etc., Abmeldungen, Sicherheitsmaßnahmen, Compliance-Risiken begrenzen, Zeugnis erstellen, Rückgabe von überlassenen Gegenständen kontrollieren, Aufgaben-Umverteilung im Team planen und umsetzen sowie anfallende Überstunden der verbleibenden Kollegen.

3. Direkte Such- und Auswahlkosten: 4.591 Ø Euro pro Fluktuationsfall (2013: 3.117 Euro)

Zu den direkten Such- und Auswahlkosten gehören beispielsweise Kosten der Stellenanzeigen, Personalberaterkosten, Kosten für Schriftverkehr, Honorare für Auswahlverfahren, Kosten für das Einholen von Referenzen, Informationsmaterial für Bewerber, Auslagenerstattung an Bewerber, Suchkosten für Interimspersonal und Kosten für Interimspersonal.

4. Indirekte Such- und Auswahlkosten: Ø 6.115 Euro pro Fluktuationsfall (2013: 4.321 Euro)

Die Ermittlung der indirekten Such- und Auswahlkosten erfolgt mithilfe des zeitlichen Aufwands der jeweils beteiligten internen Mitarbeiter, die mit den Personalkosten multipliziert werden.

Mögliche Aufgaben in Verbindung mit der Suche und Auswahl sind beispielsweise: Stellenbeschreibung prüfen und ggf. neu formulieren, Stellenanzeige entwerfen und schalten, eingegangene Bewerbungen sichten und erfassen, Vorauswahl durchführen, Bewerber einladen, Auswahlverfahren vorbereiten und durchführen, Abstimmung mit Betriebs- oder Personalrat, Entscheidungsfindung, Zwischenbescheide schreiben, Ab- und Zusagen verfassen und versenden sowie Unterlagen zurücksenden.

5. Direkte Eintrittskosten: Ø 2.002 Euro pro Fluktuationsfall (2013: 1.129 Euro)

Als direkte Eintrittskosten anfallende Kostenpositionen sind zum Beispiel: Höheres Entgelt des Neueingestellten, Kosten für Schulung und Weiterbildung des Neuen, zusätzlicher Arbeitsplatz während Einarbeitung, Informationsmappe, Beteiligung an Heimreisen, Hotelkosten, Maklergebühren und Umzugskosten.

6. Indirekte Eintrittskosten: Ø 2.097 Euro pro Fluktuationsfall (2013: 1.956 Euro)

Auch indirekte Eintrittskosten werden über den zeitlichen Aufwand der Beteiligten und deren Personalkosten ermittelt. Der zeitliche Aufwand entsteht hier beispielsweise durch Stellen und Bearbeiten des Einstellungsantrags, Erfassen der Stammdaten, Erstellen von Arbeitsvertrag und Personalakte, Materialien zur Arbeitsaufnahme übergeben, diverse Anmeldungen durchführen, Listen und Verzeichnisse aktualisieren, bei der Wohnungssuche unterstützen, werksärztliche Untersuchung durchführen, Plan für die Einarbeitung erstellen, Arbeitsplatz einrichten, firmeninterne Schulungen durchführen, Leistungsabnahme der Einarbeitenden, Onboarding durchführen, Paten bzw. Mentor auswählen, Betreuung des neuen Mitarbeiters sowie Feedbackgespräche zwischen HR und dem Vorgesetzten.

7. Opportunitätskosten der Fluktuation: Ø 16.819 Euro pro Fluktuationsfall (2013: 16.216 Euro)

Die Opportunitätskosten des Austritts, des Vakanz-Zeitraums und der Einarbeitung bilden die größte Position bei den fluktuationsbedingten Kosten. Sie schwanken je nach Stelle des ausscheidenden Mitarbeiters enorm. Im Falle, dass der Mitarbeiter zum Wettbewerb wechselt, fallen die Kosten genaugenommen „Doppelt“ an: Er schädigt das Unternehmen in dem gleichen Maße, wie er den Marktbegleiter stärkt.

Einige Kostenpositionen aus dem Bereich der Opportunitätskosten: Leistungsabnahme des ausscheidenden Mitarbeiters vom Zeitpunkt der Aufnahme der aktiven Stellensuche über die Kündigung bis zum Ausscheiden, unvollendete und partiell versandende Projekte und Aufgaben, Abfluss von explizitem und impliziten Wissen, Abfluss von Beziehungsnetzwerken, Neuformung der vom Weg- und Neuzugang betroffenen Arbeits- und Projektgruppen, Störung des Team-, Abteilungs- und Betriebsklimas, Irritationen und „Gerüchteküche“, Mit- bzw. Nachziehen von Kollegen und Ansteckungseffekte, Auswirkungen auf Performance der Unterstellten sowie die anfängliche Minderleistung des Eintretenden.

8. Aufschlag für Fehlbesetzung: Ø 7.178 Euro pro Fluktuationsfall (2013: 6.152 Euro)

Dieser Aufschlag wird entsprechend der Wahrscheinlichkeit gebildet, dass die Fluktuationskosten erneut anfallen: bei vorzeitigem Ausscheiden des neuen Mitarbeiters oder bei einer Fehlbesetzung. Diese Wahrscheinlichkeit wurde von den Befragten zu beiden Befragungszeitpunkten mit rund 20 Prozent durchschnittlich beziffert.

Insgesamt ergibt sich für pro Fluktuation anfallenden Kosten ein Mindestbetrag in Höhe von 43.069 Euro (2013: 36.911 Euro).

Im Vergleich der beiden Zeiträume fallen vor allem die unter den Punkten 3, 4 und 5 genannten Fluktuationskostenarten auf: Die direkten Kosten für Suche und Auswahl stiegen um rund 47 Prozent, die indirekten um rund 42 Prozent.

Dies war durchaus zu erwarten: Um neue Mitarbeiter anzuziehen und zu gewinnen, müssen heute weitaus höhere Budgets zur Verfügung gestellt werden als noch vor drei Jahren. Zudem steigt die Absagequote, verstanden als der Anteil derjenigen Kandidaten, die zugesandte Verträge nicht unterzeichnen. Für den auffälligen Anstieg dieser Fluktuationskostenarten sind daher die direkten Suchkosten und die indirekten Auswahlkosten verantwortlich.

Kostenanstieg pro Fluktuation um bis zu 77 Prozent

Der frappierendste Fluktuationskostenanstieg findet sich bei den direkten Eintrittskosten. Diese nahmen um 77 Prozent zu. Das Ausmaß dieser Veränderung überrascht: Zwar ist durchaus bekannt, dass Neueinstellungen heute selbst bei unter den Anforderungen liegenden Qualifikationen oftmals nur zu höheren Gehältern möglich sind. Doch es scheint, dass der Verdienst-Joker von den Unternehmen weitaus häufiger gezogen werden muss, als es bislang angenommen wurde.

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Insgesamt stiegen die durchschnittlichen, mindestens anfallenden Gesamtkosten pro Fluktuationsfall um rund 17 Prozent auf 43.069 Euro. Auf der Basis der Mindest-Gesamtkosten aus der Fluktuationskostenstudie eröffnet sich damit die Möglichkeit, fluktuationsbegrenzende Retention Management Maßnahmen auf ihre Wirtschaftlichkeit hin zu analysieren: Wie hoch ist die Ersparnis für einen Betrieb mit 1.000 Mitarbeitern, wenn er hiermit seine Fluktuationsquote dauerhaft um 3 Prozentpunkte senkt?

Gewinnsteigerung um mindestens 1.292.070 Euro. Jährlich.

Um mindestens 1,29 Mio. Euro steigt der Gewinn eines Unternehmens mit einer Belegschaft von 1.000 Mitarbeitern, wenn es die Fluktuationsquote um 3 Prozentpunkte senkt. Die Berechnung zum Nachvollziehen: Eine Verringerung um drei Prozentpunkte entspricht bei 1.000 Mitarbeitern exakt 30 Austrittsfällen weniger pro Jahr. Dies ist mit den pro Fluktuationsfall durchschnittlich ermittelten Mindestfluktuationskosten zu multiplizieren: 43.069 Euro x 30 = 1.292.070 Euro.

Fazit: Es wird immer lohnenswerter für Anteilseigner und Unternehmensleitungen, der Fluktuation und damit den Fluktuationskosten entschieden entgegenzutreten. Eine dauerhafte Senkung der Fluktuationskosten um drei Prozentpunkte wird erfahrungsgemäß für weit, weit und nochmal weit unter 1 Mio. Euro zu realisieren sein. Aber selbst wenn Sie so viel Geld ausgeben würden, würde sich diese Investition bereits unterjährig amortisieren und in den Folgejahren mit rund 1,3 Mio. Euro ins Unternehmensergebnis einzahlen.

Wenn Sie sich mit einem Experten über Ihre Strategie zur Senkung der Fluktuationskosten austauschen möchten, nehmen Sie jetzt einfach Kontakt zu uns auf.

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Bezeichnung
Fluktuation, Fluktuationskosten: Heimliche Gewinnvernichtung
Preis (netto)
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